عند بدء المشروع، تكتسب القليل من الأمور أهمية بقدر تفاصيل العقود ذات الصلة. ففي صناعة البناء، تتضافر العديد من العقود لتوفير المعايير والتفاصيل التي تضبط إيقاع العملية برمتها. وبمجرد التنفيذ، يصبح الالتزام بالمواعيد وتتبع المتطلبات والطلبات والوعود أولوية.
فإذا لم يتم إدخال المعلومات في نظام قياسي مُدار، فقد تضيع العقود الورقية أو الرقمية بين المهام وتفقد أولويتها أثناء تداولها بين أعضاء الفريق، مما يؤدي إلى ضعف الأداء وظهور تساؤلات واستفسارات لم يتم الرد عليها مما يقود إلى السمعة السيئة.
ما هي إدارة العقود؟
إدارة العقود هي عملية إشراف دقيقة تتابع العقود منذ مرحلة ما قبل الترسية وحتى الإكمال، بما في ذلك التنفيذ واختيار البائع واكتشاف ومعالجة المشكلات والتتبع والمعالجة. وتضمن عمليات إدارة العقود، عند تطبيقها بشكل صحيح، توافق الميزانيات والقدرات مع أهداف المشروع.
وتتدفق الإدارة المثلى للعقود بسلاسة عبر المؤسسة وتتكامل مع إدارة المشروع، مع إشراك أعضاء الفريق دائمًا في المدخلات والنتائج، ومراقبة المتعاقدين بعناية فيما يتعلق بالأداء والمواعيد النهائية.
وفي حين أن إدارة العقود يمكن أن تكون مفيدة في أي قطاع، إلا أنها ضرورية لمشاريع الصناعة والبناء. وفي الواقع، تضمن العقود في هذه الصناعات تحقيق الأهداف التشغيلية والمالية وتقليل المخاطر. ويمكن لبرنامج إدارة العقود المطبق خصيصًا لهذه الأنواع من المشاريع معالجة جميع جوانب الإشراف ومراقبة الجودة والقدرة على إدارة العديد من العاملين في وقتٍ واحد.
مراحل ادارة العقود
إدارة العقود ليست مجرد عقد اتفاقيات والحصول على موافقات عليها. بل تتضمن سلسلة من المراحل التي تتبع العملية حتى تصل إلى نتيجة ناجحة. ويمكن أن يؤدي تفويت أي خطوة إلى تأخيرات وأخطاء في المستقبل. وفيما يلي ملخص لخمسة مجالات أساسية مهمة:1. الإنشاء:
يجب أن يكون نظام إدارة العقود قادرًا على دمج إجراءات موحدة مع تفاصيل خاصة بأهداف المؤسسة. تشمل الخطوات الأولى تحديد نوع العقد والشخص المسئول عن كل مهمة. ويجب أن تأخذ عملية التخطيط في الاعتبار موارد الشركة وأهدافها ونقاط القوة والضعف لأعضاء الفريق، مع تطوير نظرة عامة للتحديات والمخاطر المحتملة.
2. التفاوض:
يجب صياغة العقد بطريقة تعكس احتياجات المؤسسة وقيمها، مما يساعد على بناء الثقة بين الطرفين. فبمجرد تصميم العقد الأولي، فإن التفاوض هو الخطوة التالية الواضحة؛ حيث يمكن مناقشة البنود التفصيلية وتغييرها أو حذفها كجزء من عملية التفاوض.
3. الموافقة:
عادةً ما تتضمن الموافقة توقيعات متعددة. فقد يتعين على العديد من المديرين والإدارات وحتى المتعاقدين الموافقة على التفاصيل قبل إبرام الصفقة النهائية.
4. الإنجاز:
مرحلة توقيع العقد بين المؤسسات هي الخطوة الأخيرة قبل البدء بالمشروع. ويعد الحصول على توقيعات من العديد من الأطراف والكيانات بسرعة - حتى في حالة كون المسافة عاملاً معوقاً - أمراً بالغ الأهمية لتجنب تأجيل العملية.
5. الإدارة:
ومع بدء المشروع، لا تزال التغييرات ممكنة. إذ لابد من إدارة المراجعات بعناية وإبلاغها للأطراف المعنية. كما يجب تتبع المواعيد النهائية والمراجعات والإيرادات والمصروفات وإكمالها ومشاركتها مع بقية الفريق.
ويساعد البرنامج الموحد القابل للتخصيص وفقًا لاحتياجات المؤسسة على سير العقد بسلاسة. وعندما تتم إدارة هذه المجالات الخمسة بعناية، تزداد احتمالات نجاح العلاقة وإتمام الصفقة بشكلٍ كبير.
اهمية ادارة العقود
للعقود أهمية بالغة في المشاريع، فهي تحدد المعالم الأساسية للجوانب الرئيسية للمشروع، بما في ذلك العلاقات والاستراتيجية التجارية. فالتنافس الحالي في السوق العالمية يعني إمكانية تواجد أعضاء الفريق في جميع أنحاء العالم، مما يضيف تحديات تتعلق باختلاف التوقيت، والاختلافات الثقافية، والفهم المشترك.
وتتضمن العقود بنودًا حول شروط الدفع والمفاوضات وسير العمل وتوقعات الخدمة والتزامات الامتثال. وتساعد إدارة العقود على تقليل المخاطر من خلال ضمان الامتثال عند الضرورة، بالإضافة إلى توفير المراقبة والمتابعة لإثبات ذلك. كما أنها تعزز النتائج المالية من خلال مقارنة الأسعار وتقليل الإنفاق. وتتيح الرؤية الفورية لجميع جوانب العقد لإدارتها واتخاذ قرارات تستند إلى البيانات وإجراء التعديلات اللازمة قبل فوات الأوان.
وعند البدء بالعقد، يجب أن تعكس الأهداف والجداول الزمنية والميزانيات والموارد والمخاطر واللوائح والمواصفات. تتطلب كل مرحلة من عملية إدارة العقد عناصر وأهداف وإدارة محددة للانتقال إلى الخطوة التالية.
ويجب اختيار الفنيين والمهندسين وغيرهم من المهنيين المهرة بعناية لإكمال العقد وتنفيذ المشروع. وتوفر التكنولوجيا سلسلة نشطة تربط جميع جوانب المشروع، وتساعد في سد الثغرات أثناء عمليات المراجعة، وتضمن التواصل مع أعضاء الفريق المناسبين في الوقت المناسب.
وتعيد العديد من شركات المقاولات التفكير في كيفية تأثير العمليات التجارية مثل الإنتاجية والأداء والعمالة والمخزون على النمو والربحية. ويمكن أن يُضاف التواصل والمتابعة وإدارة المراجعات والعديد من المهام الأخرى إلى العملية التجارية المعقدة أصلاً. كما تسير الإدارة الجيدة للعقود والفعالية التشغيلية جنبًا إلى جنب.
تحديات ادارة العقود
يمكن أن يمثل تتبع وإدارة الأجزاء المتغيرة في العقد مجموعة متنوعة من التحديات. ففي قطاع الهندسة والبناء، غالبًا ما تكون المشاريع كبيرة ومعقدة، وتشمل المشاريع المشتركة والعديد من الباطن وتعقيدات متعلقة بالتنفيذ العالمي. ويمكن أن تشكل عمليات إدارة العقود تحديات جدية، خاصةً عند التعامل معها يدويًا. وتشمل هذه التحديات ما يلي:1. التنفيذ:
بدون إدارة مناسبة، يسهل فقدان الملفات ويستغرق الحصول على الموافقات والتوقيعات النهائية وقتًا أطول بكثير مما هو ضروري.
2. المتابعة:
قد يكون من الصعب تتبع العقود ومراجعتها بمجرد توقيعها وتمريرها إلى موظفين آخرين قد لا يفهمون التفاصيل التي يجب ملاحظتها. فتتعثر معلومات الميزانية، والرسائل الإلكترونية، والمعلومات الواردة من الاجتماعات
3. المراجعة
من المهم بنفس القدر إدارة التغيير قبل اعتماد العقد وبعد تنفيذه. وغالبًا ما تتضمن المشاريع الكبيرة فرقًا وطنية أو عالمية مما يخلق عقبات أمام التناسق والالتزام بالمواعيد النهائية. و قد تستغرق تحديثات المستندات الأصلية أيامًا أو حتى أسابيع. علاوة على ذلك، إذا كانت الفرق تعمل على إصدارات مختلفة، فقد يتم تنفيذ قرارات خاطئة. كما يمكن أن يؤدي أي من هذه السيناريوهات إلى زيادة المخاطر، وتفويت المواعيد النهائية، ووقوع الأخطاء، وحتى حدوث النزاعات.
4. الامتثال
التفاصيل المنصوص عليها في العقد هي التزامات لا يمكن التفاوض بشأنها. فمن وجهة نظر قانونية، قد تكون هناك مسائل تنظيمية أو تتعلق بالامتثال يجب اتباعها حرفيًا. وقد يترتب على عدم الامتثال عواقب قانونية و/أو مالية جسيمة.
مزايا ادارة العقود
تساهم إدارة العقود في تحسين التواصل، وسرعة الاستجابة، ومواءمة الأهداف، والشفافية، والمساءلة. ويمكن تتبع وتحسين هذه المقاييس، وغيرها من مقاييس أداء المشروع، من خلال الإدارة الجيدة للعقود:1. الكفاءة:
تعمل إدارة العقود على تبسيط الالتزام بالعقد كما يمكن أن تخفض تكاليف الأعمال. كما تجعل من السهل العثور على جميع المستندات الضرورية والمحاسبة عليها في مكان واحد، مما يوفر شفافية أكبر لأعضاء الفريق من الإدارات المختلفة، بالإضافة إلى المقاولين العاملين خارج الموقع. كما أن الأتمتة تسهل من الوصول إلى المستندات وإدارة التغييرات، مما يقلل بدوره من وقت الاستجابة للتغييرات أو الإضافات أو التحديات. كما أن التجارب الإيجابية المتعلقة بالاتفاقيات التعاقدية قد تؤدي إلى الحصول على أسعار أفضل للمواد الخام وتوافرها وكذلك انخفاض تكاليف الخدمة على المدى الطويل.
2. تخفيف المخاطر:
يتم تحديد الأهداف والغايات التجارية المهمة عند صياغة العقد. وتساهم عملية إدارة العقود الجيدة في تحديد التوقعات حول هذه الأولويات كما تضمن الوفاء بالالتزامات الواردة في العقد مما يعود بالفائدة على جميع الأطراف، حيث تلزم المنظمات ببنود الأداء، وتضمن امتثال البائع. وفي ظل التغير المستمر للوائح، فإن البقاء على اطلاع عليها يتطلب رقابة مستمرة لضمان التزام مشاريعك بالمتطلبات. بالإضافة إلى ضرورة تتبع الأصول والالتزامات والأحكام لتخفيف مخاطر الخسائر المالية. ويقيس عنصر التتبع الذي توفره أداة إدارة العقود كفاءة الأداء والامتثال بشكل مستمر وفي الوقت الفعلي.
3. بناء العلاقات
تخلق تجربة العقود الإيجابية شركاء أعمال دائمين من البائعين والمقاولين من الباطن. وفي قطاع البناء على وجه الخصوص، يُعد العثور على عمالة جيدة أمرًا ضروريًا للمشاريع المستقبلية.
4. المتابعة والتوثيق:
تعمل أدوات إدارة العقود على تنظيم المستندات والعمليات مما يجعل استخلاص المعلومات وتحليل الأعمال أكثر سهولة. كما يؤدي إعداد التقارير الموحدة وحفظ السجلات إلى الدقة والشفافية، مما يخلق بدوره رؤى عملية يمكن اتخاذ إجراء بناءً عليها. وعندما تتم إدارة العقود بشفافية، يقل احتمال تعثر المشاريع بسبب تحدٍ غير معروف أو مشكلات تتعلق بالامتثال.
المؤتمر العربي لعقود الفيديك
اطلع على مستحدثات الفيديك وإدارة وتسوية منازعات عقود التشييد والبناء في المؤتمر العربي السادس لعقود الفيديك
