ما هي إدارة دورة حياة العقد؟

تعريف إدارة دورة حياة العقد (CLM)

إدارة دورة حياة العقد (CLM) هي عملية شاملة تُعنى بإدارة عقود المؤسسة على امتداد مراحلها المختلفة: بدءًا من الإنشاء، مرورًا بالتفاوض والتنفيذ، ومتابعة الأداء، وصولًا إلى التجديد أو إنهاء العقد. تتضمن هذه العملية مهام مثل صياغة العقود الجديدة، التفاوض على شروطها، الحصول على الموافقات، تنفيذ الاتفاقيات، ومراقبة الأداء لضمان الامتثال المستمر. بعبارة أخرى، تهدف CLM إلى تحسين إدارة العقود بشكل كامل من البداية إلى النهاية.

مراحل عملية إدارة دورة حياة العقد

تشمل عملية إدارة العقود عدة مراحل متكاملة، لكل منها دور أساسي في تحقيق كفاءة العملية. ورغم أن بعض الخطوات مثل إدارة قوالب العقود كانت محط التركيز التقليدي لسنوات، فإن التطور التكنولوجي - خاصة في مجالات الذكاء الاصطناعي وتعلم الآلة - أدى إلى زيادة الاهتمام بمرحلة إدارة ما بعد التنفيذ. وقد أثبتت هذه المرحلة أنها أساسية لتسريع العمليات، تعزيز حماية الأعمال، وتحسين الأداء.

لمحة على المراحل الرئيسية:

لنتعرف عن قرب على كل مرحلة من مراحل CLM، وكيف تُسهم برامج إدارة العقود في تحسين كفاءة وسلاسة هذه العمليات الحيوية:

1.  البدء: إعداد العقد الأولي وفقًا لاحتياجات المنظمة.

2.  التفاوض: إدارة النقاش حول شروط العقد لضمان تلبية المصالح المشتركة.

3.  التنفيذ: الحصول على التوقيعات الرقمية أو الورقية اللازمة لإبرام العقد.

4.  الأداء: مراقبة الالتزامات وإدارة الأداء لضمان الامتثال للشروط.

5.  التجديد/الإغلاق: اتخاذ القرار المناسب بشأن تمديد العقد أو إنهائه.

من خلال تبني أدوات CLM الحديثة، يمكن للمؤسسات تحقيق التكامل بين هذه المراحل، مما يعزز من جودة الإدارة العامة للعقود ويدعم استراتيجياتها التشغيلية.

خطوات إدارة دورة حياة العقد

1.  إعداد القوالب

تحسين مكتبة قوالب العقود في المؤسسة يسهم في تعزيز إدارة المخاطر وتسريع دورات العقود. توفر منصات مثل Icertis أدوات شاملة لإدارة القوالب وقواعد اختيارها. تتيح خاصية إعداد القوالب الذكية للمستخدمين إمكانية:

• إدراج بنود من مكتبة العقود.
• إضافة نصوص مخصصة.
• وضع علامات على البيانات الوصفية والمرفقات (الملاحق).
• تتطلب إضافة قوالب جديدة اجتياز عملية موافقة قبل إتاحتها للتطبيق العملي، مما يضمن الامتثال والتنظيم.

2.  إنشاء العقد

باستخدام محركات قواعد متقدمة، يمكن إنشاء عقود ديناميكية تعتمد على القوالب والبنود مع الأخذ بعين الاعتبار معايير مثل المنطقة، المنتجات، الخدمات، أو شروط الأسعار.

توفر منصات إدارة العقود قدرات لإنشاء العقود ذاتيًا أو تلقائيًا من أنظمة الأعمال، والمشتريات، بما في ذلك إدخال البيانات بالجملة لإنشاء عقود بسرعة.

هذا يعزز من كفاءة العمليات، تقليل التكاليف التشغيلية، وتسريع تحقيق الإيرادات.

3.  تفاوض العقد

التفاوض الناجح يؤدي إلى عقود متفق عليها بين الأطراف.

• يبدأ التفاوض بمسودة العقد، يليها مراجعات وملاحظات من المورد، تُناقش عبر اجتماعات أو أدوات رقمية.
• تفرض العديد من المؤسسات مواعيد نهائية لاتفاق الأطراف، وإلا يتم البحث عن خيارات بديلة.
• تتيح منصات إدارة العقود أدوات تساعد على تقليل المخاطر من خلال تحليل التعديلات وتقديم رؤى فورية مدعومة بكتب إرشادية مسبقة الإعداد تتماشى مع الأهداف التجارية والمخاطر.

4.  مراجعة العقد

تهدف المراجعة إلى التأكد من أن العقود تخدم أهداف المؤسسة.

تساعد الأتمتة الذكية في:

• تحسين تنفيذ الشروط التجارية.
• جمع بيانات دقيقة حول المنتجات والخدمات والأسعار والحوافز، ودمجها مع الأنظمة المؤسسية.
• مراجعة الامتثال قبل إدراج الشروط في الأنظمة المالية.

5.  موافقة العقد

الاعتماد على تعريفات سير العمل القائم على القواعد يُبسط عملية الموافقة.

• تُنظم الموافقات تلقائيًا (سواء كانت تسلسلية أو متوازية).
• تُحدث ديناميكية بناءً على تطورات التفاوض.
• يمكن لمستخدمي الأنظمة تعديل الخطوات بسهولة أو التدخل لإجراء تغييرات غير رسمية.

6.   تنفيذ العقد

أصبحت عملية التوقيع رقمية بالكامل تقريبًا. إذ توفر منصات إدارة العقود تكاملًا مع أدوات التوقيع الإلكتروني مثل (Adobe Sign)، مما يسمح بتوقيع العقود إلكترونيًا أو يدويًا باستخدام رموزQR، مع تحديث العقد تلقائيًا في المستودع المركزي.

7.  إدارة العقد

تشمل إدارة العقود العمليات التالية:

• توثيق الأحكام الرئيسية وإبلاغها لأصحاب المصلحة الداخليين.
• تحديد الأدوار والمسؤوليات لإدارة العلاقة التجارية.
• إعداد الأنظمة الداخلية للتعامل مع الالتزامات الواردة في الاتفاقية.
• على سبيل المثال، إذا كانت شروط الدفع (صافية 30 يومًا)، يتم إشعار قسم الحسابات المستحقة بذلك لضمان الالتزام.

8.   أداء العقد

أحدث الذكاء الاصطناعي نقلة نوعية في إدارة العقود بعد التنفيذ من خلال:

• تحليل أداء العقود باستخدام أدوات تحليل متقدمة.
• تتبع الامتثال والمهام الموكلة لأصحاب الأعمال.
• إدارة المخاطر من خلال نماذج مرنة تشمل الجوانب المالية، العقدية، الأداء، والأطراف الثالثة.

9.  انتهاء العقد أو تجديده

توفر برامج إدارة العقود:

• تنبيهات استباقية عند اقتراب انتهاء العقد أو موعد التجديد.
• لوحات معلومات قابلة للتخصيص تعرض تأثير التمديد أو الإنهاء. وتسهم هذه الأدوات في تحسين التخطيط وضمان استمرارية العمليات دون تعطل.

التطبيقات التجارية لإدارة دورة حياة العقود

تعتبر إدارة دورة حياة العقود (CLM) أداة حيوية للعديد من الصناعات، بما في ذلك التكنولوجيا، الرعاية الصحية، التمويل، العقارات، والتصنيع. تتعامل هذه القطاعات مع عقود معقدة ومتطلبات تنظيمية صعبة، مما يجعل CLM  أمراً أساسيًا لتحسين الكفاءة وتقليل المخاطر.

إضافة إلى ذلك، تستفيد قطاعات أخرى مثل السيارات، الطاقة، المرافق، التجزئة، التعليم، والحكومة من CLM، نظرًا لما تتطلبه هذه القطاعات من إدارة كمية كبيرة من العقود التي تشمل لغة قانونية موحدة وعمليات قياسية.

إليك بعض الأمثلة على أنواع العقود التي يمكن أن تستفيد من نظام  CLM:

• التكنولوجيا والبرمجيات: اتفاقيات الترخيص، وعقود صيانة البرمجيات، واتفاقيات SaaS، واتفاقيات EULA.
• الخدمات المهنية: عقود الاستشارات، واتفاقيات مستوى الخدمة (SLA)، واتفاقيات المقاولين المستقلين.
• التصنيع: عقود سلسلة التوريد، واتفاقيات الموردين، واتفاقيات خدمات التصنيع.
• الرعاية الصحية: عقود مقدمي الخدمات، ونماذج موافقة المرضى، واتفاقيات التجارب السريرية.
• الخدمات المالية: اتفاقيات القروض، وبطاقات الائتمان، وبوالص التأمين.
• التجزئة: عقود الموردين، واتفاقيات الامتياز، وعقود الإيجار.
• السيارات: اتفاقيات شراء المركبات، وعقود الإيجار، وعقود سلسلة التوريد.
• العقارات: عقود الإيجار، واتفاقيات البيع والشراء، وعقود البناء.
• الطاقة: عقود شراء الطاقة، واتفاقيات توريد الطاقة، وإيجارات النفط والغاز.
• الحكومة: عقود الشراء، واتفاقيات المنح، وعقود الدفاع.

من خلال أتمتة العمليات، وتحسين الرؤية، وضمان الامتثال، يعزز نظام إدارة دورة حياة العقود قدرة المنظمات في هذه القطاعات على تحسين عملياتها وتحقيق أهدافها التجارية.

فوائد حلول CLM

توفر حلول إدارة دورة حياة العقود (CLM) الربط بين عمليات العقود والأنظمة الأخرى مثل الطلبات والفوترة، مما يساعد في تقليل الأخطاء، وتخفيض المخاطر، وتحقيق توقعات أكثر دقة للإيرادات. إليك بعض الفوائد التي تقدمها هذه الحلول:

• زيادة الكفاءة: أتمتة المهام الروتينية وتقليل الجهد اليدوي مما يسرع عمليات العقود.
• تحسين الدقة: تقليل الأخطاء والاختلافات من خلال استخدام قوالب موحدة وعمليات قياسية.
• تحسين الرؤية: تقديم رؤى في الوقت الفعلي حول حالة العقود، الالتزامات، والأداء.
• تقليل المخاطر: الكشف المبكر عن المخاطر القانونية والمالية لتقليل الخسائر المحتملة.
• تحسين الامتثال: ضمان الامتثال مع المتطلبات القانونية والتنظيمية.
• توفير التكاليف: تحسين شروط العقود، تقليل وقت دورة العقود، وخفض التكاليف التشغيلية.
• تعزيز العلاقات: تقوية التعاون والثقة بين الأطراف المتعاقدة.
• قرارات مبنية على البيانات: تقديم رؤى قيمة لاتخاذ قرارات مستنيرة وفعالة.