يلعب مديري العقود دوراً هاماً في توجيه ومساعدة أطراف العقد لتنفيذ عقودهم بالشكل الذي يحتاجونه لنجاح مشروعهم، وذلك من خلال العمل على جميع جوانب نجاح المشروع بما في ذلك عمليات الصياغة والمراجعة والتفاوض والتحليل؛ لذا سنعرف من هم مديري العقود وما هي المهارات الرئيسية والمهام المطلوبة منهم قبل وأثناء وبعد تنفيذ العقد.
تعريف مديري العقود في عقود المقاولات
من يتولوا مسؤولية مراجعة وإعداد مستندات العقود واكتشاف المخاطر المحتملة بين أطراف العقد، التي تبدأ قبل توقيع العقد وتستمر على مدار المشروع إلى حين يتم الانتهاء منه نهائياً.
أهم المهارات اللازمة لإتقان منصب مديري العقود
إدارة المخاطر: من خلال صياغة وإدارة تنفيذ العقود ومراجعتها مع التغييرات التي قد تطرأ عليها، ووضع لمسات خبراتهم للحفاظ على القيمة الحقيقة للعقد.
التواصل الفعال: عن طريق امتلاك القدرة على العمل مع مستويات وظيفية متنوعة وبناء وتعزيز العلاقات الخارجية للشركات.
المهارة التحليلية: امتلاك القدرة على الوقوف على الأخطاء الدقيقة وتنظيم جميع الأمور المتعلقة بالعقد، حيث أنهم يضمنون كل حرف في العقد.
إدارة العقود: من خلال الالمام بالقواعد القانونية والمحاسبية اللازمة لتنفيذ العقود وتسهيل المناقشات والتفاوض بفعالية في سبيل الوصول إلى اتفاق متبادل يتوافق مع أهداف الطرفين
مهام مدير العقود
ويوجد العديد من المهام التي لا حصر لها التي يجب على مديري العقود الوقوف عليها قبل وأثناء وبعد توقيع العقد، نذكر منها ما يلي:
مهام مدير العقود قبل توقيع العقد
صياغة العقود: مراجعة شروط العقد حتى يضمن توافقها مع أهداف الشركة وموافقتها للقوانين واللوائح المعمول بها وكل التفاصيل المهمة؛ لتجنب الوقوع في الثغرات أو الأخطاء التي قد تتسبب في مشاكل لاحقاً.
تقليل المخاطر: تقييم المخاطر المحتملة وتطبيق استراتيجيات للتعامل معها ومراقبتها عن كثب واتخاذ خطوات استباقية لإبعاد المخاطر؛ إذ أن أغلب العقود تقوم بتحديد المخاطر المتوقعة في بنود العقد.
الحفاظ على الوثائق: إعداد الوثائق اللازمة للتوقيع والتأكد من صحتها واكتمالها وعدم وجود أخطاء بها؛ لأن الاحتفاظ بوثائق العقود بشكل سليم يضمن الكفاءة والامتثال لمستندات العقد في حال نشوء نزاع.
ضمان الشفافية: التأكد من وضوح حقوق والتزامات كلاً من الطرفين، لتحقيق تجربة تعاقدية موثوقة ومرضية لجميع الأطراف المعنية ولضمان الالتزام الكامل لسلامة المشروع وتفادي أي نزاعات مستقبلية.
المهام المطلوبة أثناء توقيع العقد
ضمان الامتثال: التأكد من توافر جميع الشروط والمواصفات المتفق عليها من الطرفين ومراجعة مسودات العقود بدقة واقتراح التغييرات وفهم احتياجات وأهداف الأطراف من العقد.
تحسين الكفاءة: التأكد من تواجد جميع أطراف العقد للتوقيع وتجنب أي تأخير غير مرغوب فيه، وتوجيه الأسئلة أو التوضيحات قبل التوقيع لضمان الفهم الواضح لجميع جوانب العقد وتحديد أي نقاط غامضة تحتاج إلى توضيح.
الحفاظ على الوثائق التعاقدية: من خلال التأكد من جاهزية ملحقات العقد ومرفقاته والنسخ التي سيتم توقيعها لضمان الكفاءة التشغيلية وسير العمل بانتظام طول المشروع.
وأيضا التأكد من تسلم نسخ أصلية من العقد مختومة وموقعه ممن مخول له بالتوقيع لتعزيز الثقة بين الأطراف المتعاقدة.
المهام المطلوبة بعد توقيع العقد
حل النزاعات: القدرة على التكييف والتعامل السريع مع المشاكل التي قد تنشأ أثناء تنفيذ العقد وتهدئتها وإيجاد حلول تعزز من إنتاجية المشروع من خلال التفاوض بشأن هذه الصراعات.
تحسين الكفاءة: عن طريق مراقبة أي تغييرات قد تطرأ على العقد بعد توقيعه وتقديم تقارير دورية ومراقبة المدفوعات والفواتير المرتبطة بالعقد وضمان تحصيلها وفقاً للشروط، لمساعدة الشركات على أن تكون أكثر كفاءة وتضمن قدرة كلا الطرفين على الوفاء بالتزاماتهما.
تحسين سير العمل: من خلال متابعة استصدار شهادات التسليم الابتدائية والنهائية لضمان سلاسة وفعالية إتمام المشروع وتتبع عملية إصدار الشهادات بدقة وتقييمها بانتظام.
وأخيراً استرجاع أصل الكفالة البنكية التي قدمها المقاول في بداية المشروع واعادتها للبنك الذي أصدرها لضمان حسن الأداء.
المؤتمر العربي السادس لعقود الفيديك
انضم إلينا في نسخته السادسة من المؤتمر العربي لعقود الفيديك، ونضمن لكم تجربة ثرية على مستوي الخبرة، وبناء العلاقات المهنية، وتجديد النشاط والحيوية. سجل الان
